Подготовка заседания/заочного голосования общего собрания акционеров (Собрание) «под ключ»

Межрегиональный регистраторский центр оказывает услугу по подготовке Собрания акционеров «под ключ». Мы берем на себя организацию Собрания, сопровождение и фиксацию результатов - от решения о созыве до оформления итоговых документов. Координация всех этапов подготовки и проведения Собрания - ключевая функция регистратора. Общество получает юридически корректное решение, акционер - прозрачное участие и понятный порядок голосования, регистратор - четко выстроенный алгоритм без сбоев и рисков.

Решение о созыве Собрания

Запуск Собрания начинается с решения уполномоченного органа общества. На этом этапе определяется формат проведения Собрания, порядок участия акционеров и ключевые условия голосования. Ошибки в решении о созыве могут привести к негативным юридическим и финансовым последствиям для общества.

При подготовке к проведению Собрания уполномоченный орган общества определяет:

способ принятия решений общим собранием акционеров;

возможность дистанционного участия в заседании, порядок доступа к дистанционному участию в заседании, в том числе способы достоверного установления лиц, принимающих дистанционное участие в заседании, возможность присутствия в месте проведения заседания или проведение заседания без определения места его проведения;

дату и время проведения заседания, а если голосование на заседании совмещается с заочным голосованием, также дату окончания приема бюллетеней для голосования при заочном голосовании, место проведения заседания (за исключением заседания с дистанционным участием, которое проводится без определения места его проведения) либо в случае заочного голосования дату окончания приема бюллетеней для голосования при заочном голосовании;

дату, на которую определяются (фиксируются) лица, имеющие право голоса при принятии решений общим собранием акционеров;

дату окончания приема предложений акционеров о выдвижении кандидатов для избрания в совет директоров (наблюдательный совет) общества, если повестка дня внеочередного заседания общего собрания акционеров содержит вопрос об избрании членов совета директоров (наблюдательного совета) общества;

повестку дня;

порядок сообщения акционерам о проведении заседания или заочного голосования;

перечень информации (материалов), предоставляемой акционерам при подготовке к проведению заседания или заочного голосования, и порядок ее предоставления;

форму и текст бюллетеня для голосования в случае, если голосование осуществляется бюллетенями для голосования, а также формулировки решений по вопросам повестки дня, которые должны направляться в электронной форме номинальным держателям акций, зарегистрированным в реестре акционеров общества;

адрес (почтовый адрес и, если это предусмотрено уставом общества, адрес электронной почты), по которому могут направляться заполненные бюллетени для голосования, и способы их подписания, если голосование осуществляется бюллетенями для голосования, а также возможность заполнения и направления бюллетеней для голосования в электронной форме с использованием других электронных либо иных технических средств.

Мы проверяем проект решения на соответствие уставу Общества и требованиям законодательства, устраняя риски до начала проведения Собрания и обеспечивая корректную реализацию принятых решений.

Информирование акционеров

Информирование акционеров - один из самых чувствительных этапов в подготовке Собрания. Именно здесь чаще всего возникают формальные нарушения, из-за которых решения оспариваются или признаются недействительными. Мы берем этот блок на себя и выстраиваем его как управляемую операцию - по срокам, форме и каналам направления.

После принятия решения о проведении Собрания эмитент обязан:

уведомить акционеров о проведении Собранияв порядке и сроки, установленные законом и уставом общества;

направить акционерам бюллетени для голосования;

передать материалы Собрания зарегистрированным в реестре номинальным держателям;

раскрыть обязательную информацию в установленном объеме и без нарушений сроков.

Поручая процесс информирования акционеров регистратору, общество может быть уверено, что каждый акционер своевременно получает информацию о Собрании, понимает порядок голосования и способы участия в Собрании, а само общество - защищено от претензий, споров и регуляторных рисков.

Какие нарушения чаще всего допускают эмитенты при подготовке к Собранию

При самостоятельной организации и проведении Собрания эмитенты часто совершают формальные ошибки, которые на практике приводят к штрафам, оспариванию итогов и корпоративным спорам.

Типовые нарушения:

Нарушение порядка и сроков подготовки Собрания

Решение о созыве принимается с опозданием, неверно определяются даты, не соблюдаются сроки направления сообщений и бюллетеней, не учитываются требования устава и особенности заочного или электронного голосования.

Несоответствие форм сообщения и бюллетеней законодательным нормам и положениям устава общества

В сообщениях и бюллетенях отсутствуют обязательные сведения, вопросы повестки дня и формулировки решений составлены некорректно, варианты голосования не совпадают с утвержденными решениями.

Неполный или несвоевременный комплект материалов для акционеров

Общество не предоставляет все необходимые документы либо делает это с нарушением сроков, что лишает акционера возможности полноценного участия в Собрании.

Ошибки при определении даты списка лиц, имеющих право на участие в Собрании

Некорректно определена дата, на которую фиксируются лица, имеющие право голоса при принятии решений общим собранием акционеров, из-за чего возможно нарушение права акционера на участие в Собрании.

Нарушение порядка и сроков раскрытия обязательной информации

Информация раскрывается не полностью, не тем способом или с опозданием, что создает регуляторные риски даже при корректных итогах голосования.

Даже одна такая ошибка может поставить под сомнение законность принятых решений на Собрании. Поэтому подготовка и проведение Собрания требуют профессионального сопровождения и контроля со стороны регистратора.

Какие риски Вы берёте на себя, если допустите нарушения

Ошибки при подготовке и проведении Собрания приводят не только к формальным замечаниям, но и к реальным финансовым и юридическим последствиям для общества и его руководства.

Ключевые риски:

Административные штрафы для эмитента - до 700 000 ₽

Общество может быть привлечено к ответственности за нарушение порядка созыва Собрания, информирования акционеров, раскрытия информации и организации голосования - независимо от итогов принятия решений.

Штрафы для руководителя - до 50 000 ₽

Ответственность несет лицо, организующее проведение Собрания. Санкции применяются даже при неумышленных нарушениях и формальных ошибках.

Признание решений Собрания недействительными

При нарушении права акционеров на участие в Собрании суд может аннулировать отдельные решения или итоги Собрания в целом, что лишает юридической силы все последующие корпоративные действия.

Оспаривание решений акционерами или иными заинтересованными лицами

Любое выявленное нарушение становится основанием для судебного спора, затягивает реализацию решений и создает корпоративную неопределенность.

Сложности с банками, контрагентами и государственными органами

При сомнениях в законности решений Собрания партнеры и регуляторы могут отказать в принятии документов или приостановить корпоративные операции.

Профессиональное сопровождение проведения Собрания позволяет заранее исключить эти риски и обеспечить устойчивость решений акционерного общества.

Как минимизировать риски

Обратитесь за помощью к Регистратору. Наши высококвалифицированные сотрудники окажут необходимые Вам услуги:

оказание консультации о порядке и сроках проведения годового или внеочередного Собрания;

подготовка решения о созыве Собрания;

подготовка проекта бюллетеня и текста сообщения о проведении Собрания;

помощь в подготовке распоряжения на предоставление списка лиц, имеющих право голоса при принятии решений общим собранием акционеров;

осуществление рассылки сообщения о проведения Собрания, бюллетеней для голосования, отчёта об итогах голосования на Собрании лицам, имеющим право на участие в Собрании;

подготовка протокола общего собрания акционеров;

составление отчета об итогах голосования на Собрании.

Наши преимущества

большой опыт организации Собраний;

наличие сети филиалов Регистратора;

предоставление комфортных помещений для проведения Собраний в офисе Регистратора;

наличие сервиса электронного голосования.

Как заказать услуги

Услуга предоставляется как «под ключ», так и по отдельным этапам - подготовка документов, рассылки, подсчет голосов.

Для получения услуги необходимо обратиться к Вашему персональному менеджеру по телефону или по электронной почте Вашего персонального менеджера.